Alle Darstellungen oder Textelemente, die vom laufenden Text abgesetzt sind und von denen dieser mehrere gleichartige Instanzen enthält, wie Tabellen, Schemata, Bilder usw., werden wie folgt behandelt:

1. Die Elemente werden in Kategorien eingeteilt, z.B. ‘Tabelle’, ‘Definition’, ‘Beispiel’.
2. Die Kategorie wird im gesamten Text auf konsistente Weise bezeichnet. Für den Fall, daß Bezüge auf solche Elemente im Text häufig vorkommen, kann man für jede Kategorie eine Abkürzung einführen, z.B. ‘T’, ‘D’, ‘B’.
3. Innerhalb jeder Kategorie werden die Elemente durchgezählt, also etwa ‘Tabelle 1, Tabelle 2, Tabelle 3 ...’ bzw. abgekürzt ‘T1, T2, T3 ...’.
4. Wann immer im laufenden Text auf solche Elemente Bezug genommen wird, werden diese Nummern verwendet. Man schreibt also nicht “wie in der folgenden Tabelle zu sehen ist” oder “wie wir in der Tabelle im vorigen Kapitel sahen”, sondern “wie in T3 zu sehen ist” bzw. “wie wir in T2 sahen”.
5. Jedes derartige Element bekommt einen Titel, der von der Kategorie und Nummer eingeleitet wird, also z.B.:

Abb. 12. Wissenschaftler bei der Arbeit


6. Für jede Kategorie definiert man ein Layout (in der Textverarbeitung “Style” oder “Formatvorlage” genannt), welches allen ihren Elementen gemeinsam ist. Das betrifft z.B. Position und Typographie des Titels, Umrandung des Elements usw.
7. Die Elemente erscheinen im laufenden Text an der Stelle, wo sie explizit eingeführt werden. Nur Buchverleger beschränken die Positionen, an denen solche Elemente erscheinen können, auf den oberen oder den unteren Rand des Satzspiegels; andere Menschen wollen Textelemente und Abbildungen an der Stelle sehen, wo sie besprochen werden.