Kapitel und Abschnitte im Text weisen eine Hierarchie (eine Meronymie) auf, welche sich in der Zählung und der Typographie ihrer Überschriften spiegeln soll. Die Textverarbeitung bietet Formatvorlagen für dezimal zu numerierende Überschriften an. Sie sind nach ihrer hierarchischen Ebene (nicht nach ihrer Reihenfolge im Text!) durchnumeriert. D.h.
Überschriftenstile weist man einem Textabsatz ebenso zu wie alle anderen Formatvorlagen auch. Dabei wird wieder die Zählung von der Textverarbeitung automatisch richtig gemacht.
Die Typographie der vorgefertigten Vorlagen muß man in beiden Textverarbeitungsprogrammen wieder ändern: Sie müssen alle dieselbe Schrift wie der laufende Text bekommen (z.B. Times New Roman), alle fett, aber nicht kursiv sein. Ihre Größe paßt man an die hierarchische Tiefe, die in dem jeweiligen Werk erreicht wird, an. Die Regel ist:
Ebenso geht man vor bei anderen Arten von Überschriften, z.B. Titeln von Abbildungen, Schemata usw. Auch diese bilden, wie anderswo erläutert, eine Kategorie, die eine eigene Numerierung hat. Man definiert sich dafür je eine Formatvorlage, welche man auf der vorgefertigten Vorlage ‘Beschriftung’ basiert und für die man eine passende Numerierung definiert.
Eine Überschrift charakterisiert nicht nur den Inhalt des folgenden Textes, sondern ist auch der Anfang von inhaltlich Andersartigem. Dies wird ikonisch durch Abstand vom vorangehenden Text symbolisiert.
Die Größe eines Durchschusses ist ein Mittel, um Diskontinuität im Textzusammenhang zu symbolisieren. Während man den Durchschuß zwischen Absätzen im laufenden Text nicht zu diesem Zwecke variieren kann (s. Abschnitt über Absätze), ist dieses Mittel zwischen Abschnitten (inkl. Kapiteln) notwendig. Eine Überschrift gehört zum folgenden, nicht zum Vorangehenden. Folglich ist der Durchschuß über ihr größer als unter ihr1 (außer wenn sie unmittelbar auf eine Überschrift folgt; s. anderswo). Man legt folglich in den Formatvorlagen für Überschriften jeglicher hierarchischer Stufe einen vorangehenden Durchschuß fest und gibt, wenn eine Überschrift auf den Text des vorangehenden Abschnittes folgt, von Hand mindestens eine Leerzeile dazu. Unter einer Überschrift dagegen waltet ein Durchschuß von höchstens einer halben Zeile. Den letzteren Effekt erzielt man besser, indem man dem ersten Absatz eines Abschnitts erhöhten initialen Durchschuß zuweist.
Steht eine Beschriftung über dem zugehörigen Element, so will man vermeiden, daß sie beim automatischen Seitenumbruch allein am Fuß der Seite verbleibt, während das Schaubild auf die nächste Seite kommt. Dasselbe gilt natürlich für den Bezug einer Überschrift auf den folgenden Text. Dafür gibt es eine dedizierte Textverarbeitungsfunktion, die im Abschnitt über Seitenumbruch beschrieben wird.
In der Dokumentstruktur (die während der Arbeit am linken Bildschirmrand angezeigt wird) sollen nur die Kapitelüberschriften erscheinen. Durch einen Fehler von MS Word 2000 erscheinen dort manchmal auch alle möglichen anderen Textelemente, und statt dessen erscheinen manche Überschriften nicht. Dies korrigiert man wie folgt:
Will man umgekehrt etwas doch in der Dokumentstruktur anzeigen, wählt man bei ‘Gliederungsebene’ eine andere Ebene aus.
1 auch wenn eine erstaunliche Zahl von Redakteuren und Setzern das nicht weiß